【保存版】失敗しないためのビジネスマナー基礎3

こんにちは、セルフケア研究家のジャスミンです！

10年以上、体調の揺らぎと向き合いながら、健康と習慣を整えることを追求してきました。
「体が整うと、心も仕事もパフォーマンス良く回るようになる」そんな実感を、私は日々の暮らしで感じています。

さて、今回も【ビジネスマナー基礎シリーズ】第3回目として、マナーの土台をさらに広げていきます！

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電話・メール・書類は、対面と違って「言葉・書き方」で相手に伝える手段です。

今回は、電話編とビジネス文書・電子メール編の2部構成で、それぞれのマナーと具体例を紹介します。
実践しやすいポイントも載せますので、日常業務やクライアント対応にすぐ活かせる内容です。

メール文面で失礼になっていないか不安な人やビジネス文書作成をスマートに進めたい人、丁寧な印象を与える文章力を身につけたい人におすすめのコツをまとめました。

ビジネスマナーは一度身につければ、あなたの信頼と品格を支える大切な資産になります。
一緒に、丁寧なやりとりができるスキルを育てていきましょう＾＾

「電話対応・ビジネス文書・電子メールのマナー」

＜電話編＞

最近では、LINEやInstagramなどのSNSが発達し、電話をかける機会が減ってきたのではないでしょうか。
しかし、ビジネスシーンにおいては、電話は今なお欠かせないツールです。

社会人になって初めて電話を取る人や、これまで何となく対応していた人もいるかもしれません。企業によっては、社員一人ひとりに社用携帯が支給される場合もあれば、固定電話のみが設置されている場合もあります。ただし、基本的なマナーや対応の流れは共通しています。

ここはジャスミンとmaikaさんとのやり取りを見てもらった方が早いかもしれませんので、一連の流れを見てみてください。

Prrrrrrrrrrrrrrrr…………………

ーここから、4つのストーリーに分かれますー

いかがでしょうか。一連の流れを理解できたかと思います。自分が取り次ぐ相手の状況を瞬時に判断することが大切です。また、下記も併せて意識してみてください。

どれだけ知識をインプットしても、実際には想定外の事態が起こるものです。例えば、商談中に電話がかかってきた場合は、基本的には今出席ている商談を優先します。出られない時間帯はあらかじめ留守番電話の設定をしておきましょう。

かける場合も同様。電話をかける前に5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を整理し、簡潔に要点を伝えることを意識しましょう！

＜電子メールのマナー編＞

普段何気なく使っているメールでも、意外と無礼を働いていることもあるかもしれません。まず初めに、ビジネスにおけるコミュニケーションの手段を確認しつつ、ビジネス文書におけるマナーを確認していきます。

まずは手段一例から。

基本的なコミュニケーションは、メールでOK！電話はメールの補足、打診、緊急の連絡等で使いましょう。むやみやたらに電話を使うと、相手の時間を奪い迷惑になるので、TPOをわきまえることが大切です。

ただ、クライアントによっては「メールより電話が使いやすい」というかたもいらっしゃるかもしれませんので、そこはぜひ臨機応変に対応してくださいね。

電子メールは日時などの情報が正確に伝わりますし、何より記録に残ります。複数の相手に同じ内容を送ることもできるので、非常に効率が良いツールです。一方で、緊急連絡には不適切であり、返信に時間がかかったりするので、状況によって使い分けましょう。

そもそも、メールを送るときのTOとかCC、BCCって何？どう使い分けるの？と思った方いるかもしれません。

例えば、コンペにおいて、クライアントが複数の会社に向けて仕様や締切日時等の案内を流すとしましょう。さて、もしTOやCC等で流してしまっていたら、メールアドレスなどから会社名がバレてしまうこともあるんですね。「なるほど、今回の競合はこの会社か・・・ふむふむ」となってしまうわけです。

リスクなので、基本的には分けて送信するのが望ましいですがBCC、覚えておいて損はないかと思います。

まとめ

今回の【ビジネスマナー基礎③】では、【電話対応・電子メールのマナー】をお伝えしてきました。

みなさん、普段から意識できていたことや、新しく得た知識もあったのではないでしょうか。

会社員やフリーランス、起業家がクライアントとやり取りをする際や、学生さんがOBOG訪問のやり取りをする際にも必要になってくる知識です。
今回このブログを読んで、新たな気づきがあったら嬉しいです＾＾

こんなコンテンツ書いて欲しい！などがあればぜひSNSやお問合せフォームからご連絡くださいね。

以下、私がビジネスマナーを学び直したい時に参考にしている本です。もし興味があれば手に取ってみてださいね。